Gumihotel nyilvántartás: hogyan tűnik el a „melyik polcon van Kovácsék gumija?” kérdés

A klasszikus szegedi sztori

Hétfő reggel 7:45, a műhely még nem nyitott ki. Egy ügyfél áll a kapuban, kávé a kezében, mosolyog. „Ma kérném vissza a téli gumikat, megyünk síelni szerdán.” A szerelő bólint, elindul a polcok közé. Hat polchely-sor, mindenhol cetlik, némelyik már alig olvasható. Tizenöt perc múlva előkerül a Kovács szett — vagy nem.

Magyarországon több ezer autószervizben pontosan ugyanez a jelenet játszódik le minden szezonban. A gumihotel nyilvántartás papíron, cetlivel és emlékezetből megy. Amíg nincs gond, működik. Aztán előbb-utóbb előfordul, hogy egy szett eltűnik, vagy két ügyfél gumija összekeveredik, és onnan kezdődnek a kínos beszélgetések.

Miért nem elég egy Excel-tábla?

Az Excel papír-szintű előrelépés volt 10-15 éve. De a műhelyben dolgozók nem fognak Excelt frissíteni, miközben kezükben a kerék. A táblázatot vagy a tulajdonos vezeti egyedül (és lemarad), vagy senki (és értelmetlen). A gumihotel nyilvántartás akkor működik, ha:

• 30 másodperc alatt megtalálható egy szett rendszám alapján
• A szerelő telefonról is fel tudja venni az új gumit
• A polchely automatikusan generálódik vagy egyértelmű
• Szezonváltáskor látszik mi mozdult ki és mi maradt bent

Egy Excel ezt egyiket sem tudja. Egy könyvtárszobából keresgélő szerelő pedig nem effektív.

Mit jelent ez számokban?

Tegyük fel, hogy a műhely 150 ügyfél gumiját tárolja szezononként. Egy szett kikeresése papírból átlagosan 8-12 perc (polchely-keresés, ellenőrzés, kihozatal). Évente 2 szezonváltás = 300 keresés × 10 perc = 50 munkaóra. Ez egy minimálbéres alkalmazott havi munkájának kétszerese — abból, hogy nincs egy rendszer.

A no-show-okat hozzáadva (ügyfél leszervezi, de nincs polchely-cetli, és újra meg kell keresni) tovább nő a szám.

Mit kell tudnia egy működő rendszernek?

Rendszám-alapú keresés. Az ügyfél jön, mondja a rendszámot, 2 másodperc múlva tudod hol van.

Polchely-térkép. A rendszer tudja, hogy „B-12/03” hol van fizikailag a műhelyben. Új szettet beadáskor automatikusan ad egy üres polchelyet.

Méret + márka + szezon. Egy szettnek van mérete (pl. 205/55 R16), gyártója (pl. Michelin Alpin 6) és szezonja (téli/nyári). Mindhárom kereshető és exportálható.

Mobilról hozzáférhető. A szerelő a műhely közepén a telefonon felvesz egy szettet, mielőtt bevitte volna a polcra. Nem visszamenőleg, később, amikor már elfelejtette.

Notification a tulajdonosnak. „A B-9-es polcsoron 4 üres hely van”, „László négy szettet vett fel a héten.”

Hogyan oldja meg ezt a Mechano

A Mechano integrált autószerviz menedzsment szoftverében a gumihotel nyilvántartás alap funkció, nem külön modul. Egy szett beadása 30 másodperc telefonon: rendszám, méret, márka, polchely (a rendszer javasol egyet). Kihozatalkor rendszám alapján keres, megmondja a polchelyet, a teljes ügyfél-előzménnyel együtt. Szezonváltás után automatikus riport: mit kellett volna kihoznia az ügyfélnek, és nem tette.

A digitális munkalappal és a készletkezeléssel integráltan működik — ha egy szett gumit kicseréltek a műhelyben, a régi automatikusan átkerül a gumihotelbe, vagy hulladékba a beállítás szerint.

14 napig ingyen kipróbálható, kártya nélkül.