Karosszéria szerviz szoftver: miért váltanak át a műhelyek?

Miért íródik a munkalap ma is kézzel a legtöbb karosszériás műhelyben?

Beszélgettem egy 15 éve festő-lakatos műhelyt vezető ismerősömmel. Azt mondta: “Eddig is működött a papír, miért kellene szoftver?” Aztán elkezdte sorolni, hogy a héten két munkalap elveszett egy hatalmas porfelhőben (csiszolás után), az egyik ügyfél két napig zaklatott telefonon, mert nem tudta mondani senki, hogy mikor kész az autója, a gumihotelben pedig hét eltévedt garnitúra van, mert a cetlit valaki átmázolta. A hétvégén meg négy órát ült az irodában, hogy összeszedje a heti munkákat számlázáshoz.

A karosszéria szerviz szoftver nem arról szól, hogy “modernizálódunk”. Arról szól, hogy egy műhelytulajdonos este 8-kor hazamegy, nem éjfélkor. Arról, hogy az ügyfél nem hív háromszor naponta. Arról, hogy a szerelő is tudja, melyik autón dolgozik épp, és nem kell megkérdeznie.

Mi az, ami miatt egy karosszériás műhely kinövi a papírt?

Egy festő-lakatos műhelyben jellemzően 3-8 jármű van bent egyszerre, van, amelyik 2 napig, van, amelyik 3 hétig. A festés előtt fényez, utána szárad, közben jön egy gyorsjavítás. A műhelyben 2-4 szerelő dolgozik, akik között nincs mindig átfedés — van, aki délelőtt van, van, aki délután.

Ezek azok a pontok, ahol a papír alapú munkalap összeomlik:

• Munkalap elvész vagy átmázolódik — porfestés, káros, zsíros kéz. Egy munkalap nem éli túl a műhely való környezetét.
• Senki nem tudja, ki mit csinál — a reggeles szerelő írta fel a cetlit, a délutános nem találja, vagy nem érti.
• Ügyfél-kommunikáció kézzel — telefonálni kell, hogy “kész van”, vagy “még egy nap”, aztán a telefont elfelejti az ember.
• Alkatrész-beszerzés káosz — a festékrendelés megvan, de a küszöbléc-díszítő hiányzik, mert azt nem írta le senki.
• Gumihotel: cetlik doboza — rendszámot felírják egy papírra, a papír a gumival együtt eltűnik a polcon, tavasszal meg az ügyfél dühöng.

Egy 3-4 fős karosszéria műhelyben ez nem világvége. De heti 2-3 óra megy el papírkereséssel, telefon-ügyfélkezeléssel, és azzal, hogy a számlázáshoz össze kell szedni a munkalapokat. Havonta ez majdnem egy egész munkanap.

Mit tud egy autószerviz menedzsment szoftver, amit a papír nem?

A legtöbb karosszéria szerviz szoftver 4 alapfunkciót old meg:

1. Digitális munkalap, amit nem lehet elveszíteni

A munkalap a rendszerben van, rendszám alapú jármű keresés esetén másodpercek alatt előjön. Nem kell keresni a polcon, nem kell kérdezősködni. A szerelő ránéz a telefonján vagy a tableten, látja, hogy az adott autón mi a feladat, melyik állapotban van (lemezezés, fényezés, szárítás, összeszerelés).

A státuszt frissíti, az ügyfél automatikusan kap egy SMS-t: “Autója fényezés alatt áll, várható készre jelentés holnap délután.” A műhelytulajdonos nem telefonál, az ügyfél meg nem zaklatja.

2. Gumihotel nyilvántartás, ami nem cetli-alapú

Egy karosszériás műhelyben gyakran van gumihotel is, mert az ügyfél azt mondja: “amíg itt van az autó, tegyétek már le a téli gumit is”. A gumit be kell tárolni, tavasszal elő kell venni.

A rendszám alapú jármű keresés itt is működik: beírod a rendszámot, kijön, hogy melyik polcon van a 4 db gumi, mikor tároltuk be, mennyi a tárolási díj. Az ügyfél kap egy emlékeztető emailt vagy SMS-t tavasszal: “Téli gumi levételi idő, foglaljon időpontot.”

Egy papír alapú nyilvántartásnál ez lehetetlen. Ott a cetlit a gumira ragasztod, a cetli leesik, a gumi pedig valahol a polc mélyén marad, amíg az ügyfél meg nem jelenik dühösen.

3. Naptár, ami mutatja, hogy melyik autó hol tart

A karosszériás munka nem lineáris: fényezés, szárítás, lemezezés, festés, összeszerelés. Van, hogy egy autó “áll” két napig, mert szárad. Van, hogy egy gyorsjavítás bejön délután, azt este kell kiadni.

Egy jó autószerviz menedzsment szoftver Gantt naptárban vagy Kanban táblán mutatja, hogy melyik jármű melyik fázisban van, melyik szerelő melyiken dolgozik. A műhelyvezető reggel ránéz a tabletre, és látja, hogy a 3 fős csapatnak mi a napi terv. Nem kell megbeszélés, nem kell külön felírni táblára.

4. Heti riport automatikusan

Hétvégén a legtöbb műhelytulajdonos összegyűjti a munkalapokat, kiszámolja, mennyi munkaóra ment el, mennyi anyagot használtak fel, mennyi a bevétel. Ez 3-4 óra munka papír esetén.

Egy karosszéria szerviz szoftver heti riportot küld emailben: hány jármű volt bent, mennyi munkaóra, mennyi anyagköltség, melyik szerelő mennyit dolgozott. A műhelytulajdonos ezt megkapja automatikusan, és látja, hogy gazdaságilag hol tart.

Mikor érdemes váltani papírról szoftverre?

Ne akkor, amikor már égve van a műhely, hanem akkor, amikor ezek közül legalább 2 igaz:

• Hetente legalább egyszer előfordul, hogy egy munkalap elvész vagy nem találják meg.
• Az ügyfelek napi szinten hívnak rá, hogy “mikor lesz kész”, mert senki nem tudja egyből megmondani.
• Gumihoteled van, és tavasszal-ősszel pánik van, hogy melyik gumi kié.
• A heti elszámolás legalább 2-3 órát elvesz hétvégén.
• Új munkaerőt vettél fel, és nem tudja értelmezni a kézzel írt munkalapokat.
• Több telephelyed van, és telefonon kell kommunikálni a két hely között, hogy melyik autó hol van.

Ha ezek közül 2-3 igaz, akkor a papír alapú munkalap kiváltása nem luxus, hanem időmegtakarítás. Egy 3 fős karosszériás műhelyben havi szinten 10-15 óra adminisztrációs idő spórolható meg, ami egy fél szerelő havi kapacitása.

Mire figyelj, ha karosszéria szerviz szoftvert választasz?

1. Rendszám alapú jármű keresés kötelező.
Ha be kell gépelni minden adatot kézzel, az lassabb, mint a papír. A rendszám alapján a szoftvernek ki kell töltenie az autó adatait (gyártó, típus, évjárat, alvázszám).

2. Gumihotel nyilvántartás legyen benne.
Ne kelljen külön Excel táblát vezetni. A szoftverben lehessen polchelyet megadni, emlékeztetőt küldeni.

3. Szerelő-hozzárendelés és státusz-követés.
Lássák a szerelők is, hogy melyik autón dolgoznak, és a műhelyvezető is lássa, hogy ki hol tart.

4. SMS/email automatizmus.
Ha a szoftver nem tud értesítést küldeni az ügyfélnek, akkor marad a telefonálás — és akkor felesleges a szoftver.

5. Mobil elérés (telefon, tablet).
A műhelyben nincs mindig számítógép a közelben. Ha a szerelő nem tudja mobilról frissíteni a státuszt, nem fogja használni.

6. Magyar nyelvű, magyar számlázással.
Külföldről importált szoftver nem ért a magyar NAV szabályokhoz, nem ért a magyar rendszámhoz, nem ért a gumihotel kultúrájához.

Hogyan oldja meg ezt a Mechano.hu

A Mechano.hu egy magyar fejlesztésű autószerviz menedzsment szoftver, amit kifejezetten független műhelyek (köztük karosszériás, festő-lakatos műhelyek) számára terveztek. A rendszám alapú jármű keresés, digitális munkalap, gumihotel nyilvántartás, SMS/email értesítés, Gantt naptár és heti riport mind bent van.

A szoftver elérhető telefonról és tabletről is, így a műhelyben a szerelők azonnal frissíthetik a státuszt, a műhelytulajdonos meg akár otthonról is látja, hogy mi folyik. A Starter csomag 14 900 Ft/hó, 14 napos ingyenes próbaidőszakkal, bankkártya megadása nélkül.

Próbáld ki 14 napig ingyen, kártya nélkül: https://mechano.hu
Ha kérdésed van, hogy a te műhelyedben hogyan működne, írj nekik — magyar ügyfélszolgálat, akiért a karosszériás műhely mindennapjaihoz.